【辦公室檔案管理制度】為規范辦公室檔案管理，提高檔案利用效率，確保檔案的完整性、安全性與可追溯性，結合本單位實際情況，制定本制度。該制度旨在明確檔案管理的職責分工、操作流程及使用規范，保障各類文件資料有序歸檔、妥善保存和有效利用。
一、檔案管理原則
1. 統一管理：所有檔案由辦公室統一管理，實行集中存放、分類編號。
2. 分級負責：各部門負責本部門檔案的收集、整理與初步歸檔，辦公室負責后續管理和監督。
3. 安全保密：涉及機密或敏感信息的檔案應采取必要的保密措施，防止泄露。
4. 定期清理：對已無保存價值的檔案進行清理銷毀，確保檔案管理的科學性和高效性。
二、檔案分類與編號規則
| 檔案類別 | 說明 | 編號規則 |
| 行政類 | 辦公室日常行政文件、通知、會議記錄等 | XZ-YYYY-MM-DD-001 |
| 人事類 | 員工檔案、招聘材料、考勤記錄等 | RS-YYYY-MM-DD-001 |
| 財務類 | 報銷單據、預算報表、財務憑證等 | CW-YYYY-MM-DD-001 |
| 項目類 | 項目計劃、合同、驗收報告等 | XM-YYYY-MM-DD-001 |
| 其他類 | 不屬于上述類別的文件 | QT-YYYY-MM-DD-001 |
三、檔案管理流程
| 環節 | 內容 | 責任人 |
| 收集 | 各部門在文件形成后及時收集整理 | 部門負責人 |
| 整理 | 按照分類標準進行分類、編號、裝訂 | 檔案管理員 |
| 歸檔 | 將整理好的檔案移交至辦公室統一保管 | 檔案管理員 |
| 保管 | 檔案按類別存放于指定位置，保持整潔 | 辦公室人員 |
| 查閱 | 外借需填寫《檔案查閱申請表》，經審批后方可借閱 | 檔案管理員 |
| 銷毀 | 對超過保存期限且無參考價值的檔案，經審批后按規定銷毀 | 辦公室主任 |
四、檔案管理要求
1. 所有檔案必須做到“一檔一編號”，便于查找與管理。
2. 檔案資料應保持完整，不得隨意涂改、撕毀或丟失。
3. 涉及個人隱私或商業秘密的檔案，未經批準不得外借或復制。
4. 每年對檔案進行一次全面清點，確保賬物相符。
5. 檔案管理人員應定期接受培訓，提升專業素養。
五、附則
本制度自發布之日起執行，由辦公室負責解釋和修訂。各部門應嚴格遵守，共同維護檔案管理的規范化與制度化。
備注：本制度可根據實際運行情況適時調整，以適應工作需要。