我們如何自動化和擴展我們的出國留學計劃

當您超出程序范圍時，就該更新，簡化，標準化和現代化了

管理越來越多的以教師為主導的出國學習計劃，需要有一套經過良好協調和確立的策略，以確保該過程的及時，準確和高效。從協調每個程序到簡化學生申請和入職流程，再到管理和跟蹤旅行路線以及處理相關的管理程序，都有很長的行動項目清單。

在西密歇根大學，我們提供40多個教師主導的出國留學計劃，并且每年將600多名學生送往30多個國家/地區。在過去幾年中，隨著我們計劃的蓬勃發展(無論是計劃選擇的數量還是學生參與量的增加)，我們的教學方法都不再簡單，需要一種有效地標準化整個海外學習生命周期的方法，以滿足日益增長的需求。資金減少。

尋找新的軟件解決方案

我們下一步的邏輯舉措是評估我們正在使用的技術，以確定是否可以將其用于做更多的事情。我們正在使用Terra Dotta出國留學 來處理僅涉及出國留學學生申請和教師旅行登記的流程。盡管此信息捕獲了風險管理所必需的信息，但我們決定研究其他較少使用的功能如何促進很大程度上通過電子郵件處理的其他管理流程。對于擴展的系統，我們需要清晰的愿景，將所有流程和工作流連接到一個綜合的儀表板中。

我們首先讓所有內部利益相關者參與進來，這些利益相關者是我們整個大學范圍內留學環境的一部分，以確保他們愿意參與變革性改進計劃。該小組包括出國留學辦公室的專業人士，跨部門教師，市場營銷，人力資源，預算分析師以及相關的機構領導成員。傳達我們幫助他們提高其履行職責能力的目標，并闡明我們并不是要他們做任何實質性的改變，這一點至關重要。我們從這些團隊成員那里獲得了巨大的支持，這為成功啟動發射點奠定了基礎。