數字化文件如何提高合規性并維持資金

考慮到老師和學生每天都要處理大量文件，需要證明其注冊有效并且合法的注冊培訓機構(RTO)可能會發現使用傳統的基于紙張的數據管理流程會遇到一些挑戰。

數字文檔管理公司Upstream的維多利亞州銷售經理Cal Stevens說：“依賴紙質文檔的RTO使組織的資金面臨風險。” “紙質文檔更難追蹤，并且很容易在檔案柜的后面丟失，損壞，被盜，被復制和遺忘，而這些都是RTO每天面臨的共同挑戰。”

安全和準確的文檔管理的關鍵在于流程數字化。對學生文檔進行數字化意味著可以輕松地在學生的教育壽命中存儲和跟蹤信息和更新。這些文檔可以被掃描并直接直接上載到文檔管理平臺中，以供授權人員查看，跟蹤和管理。

史蒂文斯說，隨著數字文檔管理解決方案(DMS)在其他行業的興起，RTO應該考慮效仿，以改善其文檔管理和學生服務，提高合規性，確保政府資金以及為審核做準備。

他說：“數字化文檔流程，特別是與學生相關的文檔流程，使RTO大大降低了與傳統文檔管理相關的風險，主要是圍繞政府的資金，安全和合規性。” “無論是通過條形碼技術還是文檔掃描解決方案，DMS技術都可以應用于一系列學生文檔，并直接掃描到RTO的學習管理系統中。現場評估人員和工作人員可以通過多功能設備(MFD)或專用掃描儀輕松處理學生的紙質記錄，該設備立即將相關文檔直接發送到學生的記錄中。這使RTO和工作人員無需跟蹤數百個紙質文檔，這也意味著可以在需要時快速查看和檢索相關信息。”